Seja por WhatsApp, Telegram ou até mesmo pelo Instagram, as mensagens instantâneas são hoje nossa principal forma de comunicação, tanto na vida pessoal como profissional.
De acordo com um relatório da We Are Social e Meltwater de 2023, o WhatsApp é a rede social mais usada do Brasil. A pesquisa aponta que 93,4% dos internautas brasileiros de 16 a 64 anos usam o aplicativo, o que equivale a 169 milhões de pessoas.
Felipe Telles, 38, é gerente de uma empresa e triatleta. Influenciador, ele compartilha em suas redes sociais dicas para quem quer começar a fazer triathlon e curiosidades do esporte. Telles conta que seu principal meio de comunicação é o WhatsApp. “Noventa por cento do trabalho é pelo aplicativo, que também é para uso pessoal, trabalho, tudo junto”.
Por isso, ele preza por uma comunicação eficiente e direta, evitando ao máximo inconveniências.
Segundo Kátia Costa, consultora comportamental e especialista em etiqueta social e corporativa, a comunicação pelo aplicativo, seja em nível pessoal ou profissional, requer cuidados para que seja clara e respeitosa.
“Então, sim, existem algumas regrinhas”, diz ela. Saber se posicionar profissionalmente por mensagem é tão importante quanto a etiqueta em reuniões e eventos presenciais, afirma. É a chamada “netiqueta”, ou seja, a etiqueta para a internet.
A seguir, a especialista dá dicas para melhorar a comunicação em aplicativos de mensagem.
Domine a ansiedade, mas sempre responda
É preciso lembrar que este tipo de comunicação é assíncrono, ou seja, o receptor não tem a obrigação de dar retorno imediato. Costa sugere tomar cuidado com a frequência dos envios e, se for urgente, fazer uma ligação.
O inverso também é importante, segundo ela. Por mais que você não possa responder na hora, deixe a outra pessoa ciente e retorne quando possível. “Mande algo como ‘No momento não consigo te responder, mas assim que possível retorno’. Dê uma posição para pessoa, é uma forma de gentileza e respeito”, indica.
Seja claro e objetivo
Aplicativos como WhatsApp e Telegram podem facilitar e agilizar a rotina. Assim como no email, ninguém gosta de receber uma mensagem sem introdução, com apenas um “Oi, tudo bem?”. Por isso, é importante prezar por uma comunicação objetiva e clara. Vá direto ao assunto e evite mandar áudios muito longos.
Todavia, isso não significa que se deve deixar a cortesia de lado. É sempre bem-vinda uma mensagem que tenha o seu início e fim com uma saudação como “Olá, tudo bem?”, “Bom dia” ou “Obrigado pelo seu retorno”, diz a especialista.
Pergunte antes de ligar
Muitas pessoas deixam no próprio status do WhatsApp que preferem não receber ligações –algumas permitem se for urgente. Essa etiqueta deve ser respeitada, tanto no pessoal como no profissional.
“Se é preciso ligar e, claro, não for uma urgência, peça permissão para a pessoa. Algo como ‘Olha, eu preciso falar um assunto mais detalhado. Posso te ligar?’, já funciona. O mesmo vale para áudios”, explica Costa.
Evite mensagens depois do expediente
É cada vez mais difícil se desconectar quando o acesso a tudo está na palma da mão. É preciso, porém, muito cuidado para que as mensagens de trabalho não ultrapassem o horário de expediente.
Se for algo que precisa ser resolvido no momento, o ideal é fazer uma ligação por telefone ou videochamada. Caso contrário, o assunto pode esperar até o dia seguinte, diz a especialista.
Lembre-se também dos horários comerciais de lojas e serviços. Esses contatos costumam utilizar o modo “negócio” dos aplicativos de mensagem, como o WhatsApp Business, que indica seu horário de funcionamento.
Atente-se ao português
É comum utilizar uma linguagem mais informal, com abreviações e emojis, ao conversar com familiares e amigos. Na vida profissional, por outro lado, as mensagens devem seguir a norma padrão da língua, segundo a consultora.
“Aqui é importante dizer que o português claro, objetivo, não é um português rebuscado. Outro ponto importantíssimo é revisar a mensagem: nosso corretor nos prega várias peças com palavras que nós não queremos”, diz Costa.
O influenciador Telles relata que já se sentiu desconfortável com mensagens muito informais ou que forçaram intimidade. “Às vezes uma pessoa que eu nem conheço direito me manda mensagem com ‘Oi amore’ ou ‘Oi, querido'”, conta ele.
Por fim, não escreva em letras maiúsculas (caps lock), pois isso, na maioria das vezes, equivale a gritar.
Identifique-se
Outro erro comum é não ter o nome no perfil ou apenas um apelido. O receptor precisa identificar facilmente de quem veio a mensagem.
“De repente uma pessoa que você nunca viu na sua vida está te pedindo dados pessoais ou mandando uma proposta comercial sem se apresentar. Para mim, isso chega a ser uma invasão de privacidade em alguns momentos. Eu prezo muito pela identificação”, relata o atleta e influenciador. “E a primeira mensagem sendo só um áudio acho que é a pior coisa.”
O melhor cenário é começar mensagens por texto, diz a consultora, principalmente se for o primeiro contato.
Cuidado com grupos
Muito usados para conectar pessoas a assuntos comuns, os grupos, se mal utilizados, podem ser fonte de discussão e estresse.
A especialista sugere seguir algumas regras de convivência, como não abordar assuntos como religião e política nas mensagens corporativas e, se o assunto só cabe a dois participantes, levar a conversa para um canal privado.
Na visão de Costa, mensagens, vídeos e áudios que desvirtuam o propósito do grupo devem ser evitados ao máximo. “O grupo tem que ter propósito bem claro, sempre já nas descrições. Além disso, é preciso que ele seja de fácil identificação já no nome”.